Wanneer moet je printen?
We leven in een digitaal tijdperk, maar er is nog steeds behoefte aan gedrukte documenten.
In een tijdperk waarin zelfs e-mail wordt bedreigd door nieuwe berichtenservices, lijkt het misschien ronduit quixotisch om te beweren dat print nog steeds een plaats heeft. Maar kijk eens goed naar de manier waarop we lezen en werken met gedrukte documenten of correspondentie, en het is duidelijk dat het gedrukte document voordelen heeft die de elektronische vorm niet kan evenaren. De truc om geen geld te verspillen aan printen in het bedrijfsleven, is niet om het van het kantoor te verwijderen, maar om uit te zoeken waar het gepast is en waar niet. Met de juiste printers, inkt en media kan printen immers kosteneffectief en duurzaam zijn, terwijl het uw bedrijf en uw team helpt om effectiever te werken.
Wanneer mag je niet printen?
De grote verkoop van het papierloze kantoor - en het grootste argument tegen printen - is dat het verspillend en onnodig is. Soms is dat het geval. Hoewel die opvatting overdreven kan zijn, met sommige onderzoeken die beweren dat printen met moderne printers, inkten en duurzame media de milieuvriendelijkere keuze kan zijn, heeft het nog steeds geen zin om veel gewone kantoordocumenten en communicatie af te drukken. De meeste alledaagse e-mails, memo's, formulieren, regels, richtlijnen en voorschriften kunnen over het algemeen beter in elektronische vorm worden achtergelaten. Het heeft geen echt voordeel om ze af te drukken, en als werknemers ernaar moeten verwijzen, is het logischer om een doorzoekbare, up-to-date versie beschikbaar te hebben met een klik op een link of knop, niet uitgedeeld en op een bureau gepropt.
Denk ook aan rommel. Bureaus vol memo's of prikborden vol met documenten zijn in niemands belang, en als een document of notitie iets is dat een of twee keer moet worden gelezen en vervolgens moet worden weggegooid, heeft het gewoon geen zin om het op een fysieke pagina te plaatsen. E-mail werkt uitstekend voor korte, to-the-point, informatieve communicatie. Tenzij u wettelijke of regelgevende redenen hebt om ze af te drukken, laat u ze in de inbox van uw e-mailclient, niet in de uitvoerlade.
Wanneer moet je printen?
Dat maakt uw kantoorprinters niet overbodig - verre van dat. Feit is dat we op een afgedrukte pagina anders reageren dan op een scherm, en zelfs tablets en e-ink-schermen werken niet helemaal op dezelfde manier. In sommige situaties, waar je de lezer nodig hebt om rechtop te zitten, op te letten, te leren of beïnvloed te worden, is de kracht van inkt op papier moeilijk te verslaan.
Concepten en proeven
Praat met de meeste professionele redacteuren, ontwerpers, sub-editors of proeflezers en zij zullen u vertellen dat de beste manier om een pagina of document grondig te controleren, is om aan een goede ouderwetse afdruk te werken. Spelling- en grammaticafouten die ongezien op het scherm op de loer kunnen liggen, vallen op papier op. Een ontbrekend leesteken of een onjuist lettertype is gemakkelijker te herkennen, terwijl het gemakkelijker kan zijn om een idee te krijgen van de stroom van woorden op de pagina, de impact van afbeeldingen en hoe een ontwerp als geheel samenwerkt. Bovendien is de afdruk gemakkelijker te markeren; je kunt probleemgebieden markeren en snel notities maken op de pagina, zelfs als je deze later moet incasseren of commentaar op het digitale document moet toevoegen. Het is waar dat veel bedrijven digitale workflows hebben gevonden die voor hen werken, maar als vuistregel geldt dat als iets een goede controle nodig heeft voordat het naar klanten of productie wordt uitgerold, het de moeite waard is om het uit te printen en te controleren.
Klant- of marketingmateriaal
Hoewel e-mail een geweldige manier is om nieuwe klanten te vinden of informatie te verspreiden, hebben gedrukte brochures, factsheets en flyers vaak meer impact. Niet alleen zijn gedrukte materialen tastbaar, maar ze zijn robuuster en draagbaarder dan elektronische communicatie; gemakkelijker in de koffer te steken om later te lezen, of in de trekking voor referentie op een later tijdstip. Bovenal kan een goed ontworpen afdruk de aandacht trekken en vasthouden op een manier die een PDF of e-mail, bekeken op een scherm vol met pictogrammen, vensters, apps en meldingen, dat misschien niet doet.
Correspondentie
E-mail is geweldig voor informele, alledaagse communicatie, terwijl berichten-apps en -services perfect zijn voor snelle, realtime discussies. Toch zijn er nog steeds scenario's waarin een brief in de post wint. Een brief lijkt vaak persoonlijker; een object dat iemand speciaal voor u heeft verzonden om te ontvangen, zelfs als u zich er vaag van bewust bent dat er sprake was van een geautomatiseerde mail-out. Wat meer is, terwijl de gemiddelde e-mailinbox elke dag vol zit met spam en berichten, is er minder concurrentie in de post van de gemiddelde dag. Mensen besteden ook vaak meer tijd aan het lezen van een brief, en als ze ervoor kiezen om deze te scannen, is de kans groter dat ze de belangrijkste informatie eruit halen.
In 2013 gaf de label- en briefpapierspecialist, Avery, psychologen van de London Metropolitan University de opdracht om de effecten van e-mail en gedrukte correspondentie te bestuderen. Bij het onderzoek waren 40 deelnemers van 20 tot 52 jaar betrokken, die elk dezelfde berichten ontvingen en om dezelfde antwoorden werden gevraagd. Terwijl 20 die berichten via e-mail ontvingen, ontvingen de andere 20 ze in gedrukte briefvorm. Uit het onderzoek bleek dat de e-mailversie significant minder impact had dan de briefversie, terwijl berichten als persoonlijker werden beoordeeld als ze per brief binnenkwamen. Bovendien zei 85% van de deelnemers dat ze brieven zeker beter zouden lezen, 85% omschreef brieven als 'echter' en 80% geloofde dat een brief een grotere kans zou hebben om iemand ergens van te overtuigen. Wanneer je iets met echte energie, impact of een persoonlijk tintje moet communiceren, kan ouderwets printen nog steeds de beste manier zijn.
Rapporten en voorstellen
Rapporten, voorstellen en andere documenten die verder gaan dan één of twee pagina's zijn altijd de moeite waard om af te drukken, en het komt allemaal neer op begrip en retentie. In 2013 vroegen onderzoekers van de Universiteit van Stavanger in Noorwegen 72 vijftien- tot zestienjarige studenten om één verhalende en één verklarende tekst te bestuderen, beide ongeveer 1500 woorden lang, maar terwijl de helft van de studenten de teksten op papier las, las de andere helft lees ze als PDF-bestanden op computers met 15 inch TFT-schermen. Na afloop deden de leerlingen begrijpend lezen testen, waarbij ze naar de teksten konden verwijzen. De onderzoekers merkten dat de studenten die pdf-bestanden lazen, meer moeite hadden met het vinden van specifieke informatie en minder begrip toonden.
Andere psychologen hebben opgemerkt hoe we met documenten op papier werken, gebruikmakend van de fysieke eigenschappen van de tekst - de pagina's, de plaatsing en het uiterlijk van illustraties of afbeeldingen, de posities van secties en koppen, zelfs de vorm van de tekst op de pagina - als een middel om er doorheen te navigeren en informatie op zijn plaats te houden in onze hersenen. Gekrabbelde notities en markeerstiftmarkeringen kunnen ons helpen belangrijke punten op te slaan of later terug te vinden. En uiteindelijk is het eenvoudigweg gemakkelijker om lange documenten op papier te lezen dan op het scherm, waar het scrollen een deel van onze aandacht kan opeisen, en waar het maar al te gemakkelijk is om in een scan-en-browse-procedure te vervallen, niet-lineaire manier van lezen; het soort stijl dat werkt wanneer we op het web surfen naar klompjes informatie, maar niet wanneer we iets serieus moeten bekijken, analyseren en er echt in moeten opnemen.
Kortom, hoewel elektronische documenten en e-mail zeker een grotere rol gaan spelen in moderne kantoren, zijn er nog steeds scenario's waarin het gedrukte woord en beeld beter werken. Als je aandacht, impact of gewoon wilt weten dat iets begrepen wordt, ga dan elke keer voor inkt op papier.
Ontdek waarom het implementeren van groen beleid uw bedrijf kan helpen bloeien.
